Covid Charts

Voor het organiseren op openbaar en privé domein, bestaan verschillende
maatregelen voor elk type evenement. Deze maatregelen kan je vinden in
de juiste ondersteuningsfiches. Hoe weet jij welke ondersteuningsfiche
je nodig hebt? Neem de flowchart door!

Inhoudelijk bevat de fiche drie grote delen: alle nuttige informatie om uw activiteit/evenement coronaproof te houden, door de partners aangeboden ondersteuning en nuttige contactgegevens.

Stappenplan

1. Je wil een activiteit of evenement organiseren. Je raadpleegt de flowchart op de website die je begeleidt naar de gepaste ondersteuningsfiche.

2. Op deze ondersteuningsfiche vind je alle noodzakelijke informatie voor het melden, aanvragen en coronaproof organiseren van de activiteit of het evenement.

3. Je maakt de melding via de activiteitenkalender en voegt in bijlage de vereiste documenten toe.

4. Als het een activiteit is (tussen 11 en 50 personen) moet de melding 14 dagen op voorhand gebeuren. Als alles in orde is zal de studenteninspecteur de melding via de activiteitenkalender bevestigen.

5. Indien de activiteit plaatsvindt op het openbaar domein óf een impact heeft op het openbaar domein, wordt het als een evenement beschouwd en moeten organisatoren een vergunning aanvragen ‘inname openbaar domein’ bij de stad. In de activiteitenkalender staat er in dat geval een link naar de website van de stad. https://www.leuven.be/vergunning-evenement

6. Dit moet minstens 1 maand op voorhand gebeuren. De dienst ‘inname openbaar domein’ legt deze aanvraag vervolgens voor aan de dienst evenementen van de politie en indien nodig aan andere betrokken diensten (signalisatie, uitleendienst, verkeerspolitie,....) waarna de beslissing wordt meegedeeld aan de aanvrager.

7. Indien de activiteit/evenement plaatsvindt op de terreinen van de universiteit of hogeschool, is uiteraard de goedkeuring vereist van de onderwijsinstelling (lokalenreservering / VGM KU Leuven, lokalenreservering UCLL). Deze goedkeuring moet dan bijgevoegd worden in de aanvraag in de activiteitenkalender.

8. Bij vragen kan contact opgenomen worden met de dienst doelgroepenwerking politie Leuven, studenteninspecteurs , die de aanvrager begeleidt doorheen de procedure.

9. Voorafgaand aan de eigenlijke activiteit kan de politie een controleronde ter plaatse doen.

10. Tijdens de activiteit of evenement kan men controle krijgen om na te gaan of de gemaakte afspraken en voorzorgsmaatregelen nageleefd worden.

Contact opnemen?

Heb je een vraag, opmerking of wil gewoon even fijn bijpraten? Neem contact op met ons of spring eens binnen!