Projectsubsidies

Projectsubsidies zijn er om initiatieven voor en door studenten aan te moedigen.

Wat is het?

Projectsubsidies zijn er om initiatieven voor en door studenten aan te moedigen. Zowel kringen, aangesloten verenigingen als LOKO-medewerkers en losse studenten(groeperingen) kunnen subsidies aanvragen voor een specifiek project.

Die projecten moeten wel aan een aantal vereisten voldoen om in aanmerking te komen. Project per project wordt dan bekeken hoeveel steun hieraan gegeven kan worden

Als organisator van een bepaald evenement, campagne of project kan je ook subsidies aanvragen voor dit specifieke project. Hiervoor hoef je geen erkende vereniging te zijn. Projectsubsidies kunnen aangevraagd worden door:

  • Kringen
  • Vrije verenigingen
  • Leuvense studenten
  • LOKO zelf

Het doel van deze projectsubsidies is om een bloeiend en divers aanbod van activiteiten voor alle Leuvense studenten te voorzien.

Toekenningsprocedure en deadlines

Er kunnen drie soorten projectsubsidies aangevraagd worden. Elke projectsubsidie heeft een eigen termijn en een eigen behandeling. Het is echter aangeraden om zo vroeg mogelijk een projectsubsidie aan te vragen.

De aanvrager van de subsidie kan steeds beroep aantekenen op de gemaakte beslissing, dit binnen de twee weken na de bekendmaking van de originele beslissing. Dit beroep wordt dan besproken op de AV van LOKO, waar een ultieme beslissing wordt genomen.

1. Kleine projectsubsidies (Max. €75)

Termijn: ten laatste 14 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.

Behandeling: de aanvraag wordt behandeld en toegekend door het dagelijks bestuur van LOKO. Het dagelijks bestuur kan, zonder daar verdere uitleg voor te moeten geven, deze beslissingsmacht delegeren aan de AV.

2. Middelgrote projectsubsidies (€75,01 - €1000)

Termijn: ten laatste 30 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.

Behandeling: De aanvraag wordt behandeld en toegekend door de subsidiecommissie. Na elke vergadering van de subsidiecommissie krijgt de AV van LOKO via e-mail een overzicht van de goedgekeurde projectsubsidies. Wanneer de AV niet akkoord gaat met de beslissing van de subsidiecommissie kan zij hiertegen beroep instellen. Om zo’n beroep in te stellen, moeten minstens 1/3e van de leden van de AV binnen de 5 kalenderdagen reageren. De subsidieaanvraag wordt dan verder besproken op de LOKO AV.

3. Grote projectsubsidies (> €1000)

Termijn: ten laatste 40 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.

Behandeling: De LOKO-AV beslist over de toekenning van grote projectsubsidies. De subsidiecommisie geeft advies.

Aanvraag

In de aanvraag voor een projectsubsidie moet minstens vervat zijn:

  • Een omschrijving van het project
  • De volledige begroting van het project, met daarbij vermeld op welke andere plaatsen subsidies aangevraagd zijn of zullen worden. Een template voor je begroting kan je vinden in onze kennisdatabank.
  • Het bedrag dat aangevraagd wordt

Een project/activiteit moet aan een aantal voorwaarden voldoen vooraleer het in aanmerking komt voor een projectsubsidie.

De activiteit:

  • Is niet louter recreatief (zoals een TD of cantus)
  • Is, indien politiek, pluralistisch
  • Wordt tweetalig gecommuniceerd (Nederlands-Engels), tenzij de activiteit van die aard is dat ze maar in één taal gevoerd kan worden
  • Is Leuvensbreed: er wordt geen voorrang gegeven aan eigen leden, en er worden geen aparte inkomprijzen gehanteerd of financiële voordelen toegekend aan leden
  • Vermeldt LOKO in zijn promotie
  • Is, op zichzelf, niet winstgevend

Na de goedkeuring van je project verwachten we nog het volgende:

Maximaal één maand na aflopen van je activiteit moet je nog enkele extra bewijsstukken uploaden. Deze zijn:

  • Een kort verslag van het event (verloop, aantal bezoekers, communicatie...)
  • Uiteindelijk gemaakte kosten en inkomsten van het event + indicatie voor welke kosten de LOKO-subsidie werd gebruikt
  • Rekeningen, facturen of betalingsbewijzen* ter waarde van het gesubsidieerde bedrag
    Indien dit niet in orde is, zal dit impact hebben op toekomstige subsidieaanvragen van de organisatie of persoon.


* Een officieel betalingsbewijs. Deze kan je downloaden via je onlinebanking. Een screenshot van je mobile banking app, een betalingsopdracht of een gewone brief is niet geldig.

Deadlines en termijnen

Opgelet, de deadline voor werkingssubsidies en vzw-subsidies is 1 november. Dien je je aanvraag pas in na 1 november, dan zal deze pas het volgende academiejaar behandeld worden.

Voor de erkenningen is er een deadline in het eerste en tweede semester. Deze voor het eerste semester is 1 november en voor het tweede semester is 1 maart. Doe je pas je aanvraag na de deadline, wordt je aanvraag pas na de deadline van het volgende semester behandeld.

Projectsubsidies kan je wel het hele jaar door aanvragen.

Een erkenning is drie jaar geldig, werkingssubsidies en vzw-subsidies dien je elk academiejaar aan te vragen.

Bewijsmateriaal

We krijgen heel wat subsidieaanvragen binnen zonder het noodzakelijke bewijsmateriaal. Zonder dit bewijsmateriaal is je aanvraag niet ontvankelijk. Vergeet dit dus zeker niet bij te voegen.

Heb je geen automatische mail ontvangen met de instructies voor dit bewijsmateriaal, binnen het uur na je aanvraag? Mail dan naar subsidies@loko.be of bel 016 22 31 09 tijdens de kantooruren.

Common practices

Dit zijn elementen waar de subsidiecommissie rekening mee houdt bij de beoordeling van erkenningen en toekenning van subsidies:

  • Evenementen die louter werving van leden als doel hebben, worden niet beschouwd als openbare evenementen die in aanmerking komen om te voldoen aan deze voorwaarde voor erkenning.
  • LOKO streeft een duurzame werking na. Flyers worden daarom niet meer gesubsidieerd. Duurzame alternatieven worden aangemoedigd (vb herbruikbare bekers)
  • Internationale vervoerskosten worden niet gesubsidieerd.
  • Om zo veel mogelijk initiatieven van studenten te kunnen ondersteunen, houden we rekening met een verantwoorde besteding van deze middelen. Dit houdt in dat we in de beoordeling van de begroting van events bekijken of er bij de eenheidsprijs van bv eten en drinken gekozen is voor het goedkoopste alternatief.

Veelgestelde vragen

  • Waar kan je naast LOKO nog subsidies aanvragen?

Voor culturele activiteiten kunnen er subsidies aangevraagd worden bij de commissie cultuur van de KU Leuven.

Kringen die ook op zichzelf een facultair overlegorgaan zijn, worden aangeraden hun vzw-subsidies aan te vragen bij Studentenraad KU Leuven

Kringen kunnen vaak ook terecht bij hun CC, POC of Faculteitsbestuur voor grotere projecten.

Grote culturele projecten kunnen ook een subsidie krijgen van de Provincie Vlaams-Brabant of van de Vlaamse Overheid. Deze verwachten dan ook wel een bijzonder uitgebreid motiviatiedossier.

  • Kan een LOKO-subsidie gecombineerd worden met een andere subsidie?

Een LOKO-subsidie kan gecombineerd worden met andere subsidies zolang de subsidies er voor zorgen dat het event break-even draait. Er mag geen winst gemaakt worden. In de aanvraag dient uitgelegd te worden welke kosten met LOKO-subsidies gedekt zullen worden en welke met andere middelen.

Om aanspraak te maken op een LOKO-subsidie moet een activiteit open zijn voor alle Leuvense studenten en mag er geen onderscheid gemaak worden tussen leden en niet-leden.

  • Mag er gewerkt worden met kortingen voor cultuur- of sporkaarthouders?

Ja, dit is zelfs verplicht als de vereniging ook subsidies aanvraagt bij de commissie cultuur.

  • Is de uitleendienst van de KU Leuven gratis voor vrije verenigingen?

De uitleendienst van de KU Leuven is niet gratis voor vrije verenigingen. Zij kunnen de kosten van de uitleendienst verwerken in hun projectsubsidieaanvraag en die zo terugbetaald krijgen.

  • Zijn KU Leuven lokalen gratis voor erkende verenigingen?

Vanaf januari 2017 zal het gebruik van het merendeel van de KU Leuven lokalen gratis zijn voor erkende verenigingen. Lokalen die eerder gehuurd zijn, kunnen gebruik maken van een projectsubsidie om hun lokaalhuur terug te betalen.

  • Ik kan mij niet goed voorstellen wat zo'n projectsubsidie precies inhoudt. Zijn er wat voorbeelden beschikbaar?

We hebben een aantal casussen uitgewerkt die — tenzij er uitzonderlijke omstandigheden zijn — zeker een projectsubsidie zouden ontvangen.

1. Drie Leuvense kringen en twee erkende vrije verenigingen willen samen een “Urban Run” door Leuven organiseren voor studenten in Leuven. Men schat in dat het evenement 1000 lopers zal aantrekken. De communicatie gebeurt in het Engels & Nederlands. Het evenement is voorlopig begroot met verlies.

2. Twee studenten van de faculteit Theologie en Religiewetenschappen willen een panelgesprek organiseren met afgevaardigden van verschillende religies rond een aantal ethische thema’s. Het evenement is gratis en gebeurt in het Nederlands. Alle Leuvense studenten zijn welkom.

3. Naar aanloop van de verkiezingen organiseren vijf politieke studentenverenigingen een debat tussen de kopstukken van verschillende partijen. Alle Leuvense studenten kunnen hier naar toe komen.

4. Een Leuvense kring wil graag een gratis lezingenreeks rond het onderwerp “Duurzaamheid” geven. Hiervoor nodigen ze drie specialisten op vlak van duurzaamheid uit. Het event zal tweetalig gecommuniceerd worden naar alle Leuvense studenten.

5. Twee Leuvense cultuurverenigingen organiseren een uitstap naar een kunstfestival in Nederland. Er wordt geen voorrang gegeven aan leden van de verenigingen. Het evenement wordt ook voldoende breed en tweetalig gecommuniceerd.

  • Mijn subsidie-aanvraag is ingediend maar ik heb geen bevestigingsmail gehad.

Na elke aanvraag ontvang je een bevestigingsmail op het mailadres dat je hebt ingegeven bij je aanvraag. Indien je geen mail hebt ontvangen heb je je aanvraag op het einde niet vervolledigd of heb je een fout emailadres ingegeven. Indien het geval is, mail je best even naar subsidies@loko.be

Contact opnemen?

Heb je een vraag, opmerking of wil gewoon even fijn bijpraten? Neem contact op met ons of spring eens binnen!