Privacy policy

Algemeen

  1. In deze privacy policy (“Privacy Policy”) willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
  2. Deze Privacy Policy​ regelt de verwerking van je persoonsgegevens als een onderdeel van je gebruik van onze Website (de “​Website​”) en de diensten die daarmee verband houden (gezamenlijk aangeduid als de “​Diensten​”). De verwerking van je gegevens wordt uitgevoerd door ​LOKO als verantwoordelijke voor de verwerking, met zetel te ​Leuven, ’s Meiersstraat 5 (“​wij​”, “​ons​”), ingeschreven in de KBO onder nummer 0430.289.723​. De verwerking gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).
  3. Als je onze Website en/ of Diensten gebruikt, erken je dat je deze Privacy Policy zorgvuldig hebt gelezen en dat je hiermee zonder voorbehoud instemt.Wij behouden ons het recht voor om de Privacy Policy regelmatig te wijzigen volgens ons eigen inzicht. Zulke wijzigingen zullen via de Website gecommuniceerd worden.
  4. Door de checkbox aan te klikken waarin vermeld wordt: “ik geef aan dat ik de privacy policy gelezen en goedgekeurd heb.” Verklaar je dat je inderdaad deze Privacy Policy gelezen hebt en hiermee instemt. Je verklaart dat je begrijpt voor welke doeleinden je persoonsgegevens worden verwerkt. Je stemt er ook mee in dat je voortgezet gebruik wordt begrepen als een voortgezette toestemming. Je kan je toestemming op elk ogenblik intrekken door te mailen naar loko@loko.be. Dat verandert echter niets aan de rechtmatigheid van de verwerking van je persoonsgegevens die werd uitgevoerd vóór de intrekking van die toestemming.
  5. Hou er rekening mee dat we zogenaamde ‘cookies’ of gelijkaardige technologie kunnen gebruiken als deel van de Website en/of de Diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die geplaatst worden op de harde schijf van een toestel, en die bepaalde informatie bevatten, waaronder soms persoonsgegevens. Voor meer informatie betreffende ons gebruik van cookies, gelieve onze cookie policy te lezen ​loko.be/nl/cookie-policy.
  6. Mocht je vragen hebben over deze privacy verklaring, nadat je die hebt doorgenomen, dan mag je ons altijd contacteren via de volgende contactgegevens:

    Dido vzw (LOKO)
    ’s Meiersstraat 5, 3000 Leuven
    loko@loko.be
    016/22 31 09
  7. Wij mogen je gegevens verwerken in het belang van onszelf, onze partners of derden als en wanneer je registratie op de Website of gebruik van de Website of Diensten kan worden beschouwd (a) als een schending van de voorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij, (b) een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van de Diensten,(c) een gevaar voor de Website of Diensten of systemen van ons of van onze onderaannemers als gevolg van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware, of enige andere vorm van kwaadaardige code, of (d) op welke manier dan ook illegaal of onrechtmatig, discriminerend of beledigend is.
  8. Deze Privacy Policy werd laatst bijgewerkt op​ 11 april 2020​.

Welke gegevens verwerken we?

Wanneer je onze Website en/of Diensten gebruikt, verwerken we jouw persoonsgegevens. We kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  1. Identificatiegegevens: naam, voornaam, domicilie- en/ of verblijfsadres, telefoonnummer, e-mail, studentennummer, rijksregisternummer, rekeningnummer en maatschappelijke zetel;
  2. Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;
  3. Functie bij of relatie tot kringen of andere Leuvense studentenverenigingen;
  4. Beeldmateriaal gemaakt op activiteiten van LOKO.

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door LOKO verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor de gegevens werden verstrekt. De verwerking ervan is beperkt tot die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Je persoonsgegevens worden door LOKO verwerkt voor de volgende doeleinden:

  1. Zodat je kan deelnemen aan de activiteteiten van LOKO (gerechtvaardigd belang)

  2. Zodat we je vergaderdocumenten, verslagen en uitnodigingen te bezorgen (gerechtvaardigd belang)
  3. Zodat we je aanvragen voor onze dienten zoals subisidies of uitleendiest kunnen verwerken (gerechtvaardigd belang)
  4. Zodat we alle werkgeversverplichtingen rond staf kunnen nakomen (wettelijk gerechtvaardigd);
  5. Zodat we een degelijk en veilig vrijwilligersbeleid kunnen voeren (gerechtvaardigd belang)
  6. Zodat we de democratische vertegenwoordiging van Leuvense studenten kunnen waarborgen (gerechtvaardigd belang).

Wie verwerkt je gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende instanties:

  • Bestuursleden van de vereniging;
  • Vrijwilligers van de vereniging;
  • Stafmedewerkers, jobstudenten en stagiaires bij LOKO.

Met wie delen wij je gegevens?

  1. Wij verzenden je persoonsgegevens niet op een identificeerbare manier naar derden zonder je uitdrukkelijke toestemming daartoe, tenzij dat vereist is om de Diensten te verlenen en voor de hierboven beschreven doeleinden (zie ‘waarom?’).
  2. Wij kunnen je persoonsgegevens delen met derden mits jouw toestemming. Die toestemming kan je te allen tijde intrekken.
  3. Wij kunnen een beroep doen op externe verwerkers om je de Website en/of Diensten aan te bieden. Wij zorgen ervoor dat derde verwerkers je persoonsgegevens alleen namens ons, en op schriftelijke instructie van ons, mogen verwerken. Wij garanderen dat alle externe verwerkers met de nodige zorgvuldigheid worden geselecteerd zodat wij kunnen rekenen op de veiligheid en integriteit van je persoonsgegevens. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van een derde partij (verwerker) om:
    1. Onze internetomgeving te verzorgen (web hosting);
    2. Onze IT-infrastructuur te verzorgen ( zoals ons IT-netwerk);
    3. Contact te houden met individuele studenten van de verschillende Leuvense campussen (via officiële studentenverenigingen of KU Leuven);
    4. Onze financiële en juridische diensten te verzorgen;
    5. Betrekkingen met de stad Leuven te verzorgen;
    6. De alumniwerking te verzorgen.
  4. Wij kunnen geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens overmaken aan andere organisaties die deze gegevens kunnen gebruiken om producten en diensten te verbeteren en de marketing, presentatie en verkoop van producten en diensten op maat te organiseren.
  5. Wij geven nooit persoonsgegeven door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. We maken met de partijen waarmee we de gegevens wel delen de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
  6. Wij verstrekken je persoonsgegevens niet aan derden tenzij dat wettelijk verplicht en/ of toegestaan is, zoals in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Waar verwerken wij gegevens?

  1. Wijzelf en onze externe verwerkers zullen jouw identificeerbare persoonsgegevens alleen in de EER verwerken.
  2. Wij kunnen jouw geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens overdragen aan organisaties buiten de EER. Indien een dergelijke overdracht plaatsvindt, zullen wij ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn om de veiligheid en integriteit van je persoonlijke gegevens te garanderen, en dat alle rechten met betrekking tot persoonsgegevens gegarandeerd worden die je zou kunnen genieten onder toepasselijk dwingend recht.

Hoe verwerken wij gegevens?

  1. Wij zullen ons uiterste best doen om alleen de persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken. Wij zullen je persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerken. Wij zullen ons uiterste best doen om de persoonsgegevens accuraat en up-to-date te houden.
  2. Je persoonsgegevens worden alleen verwerkt zolang als dat nodig is om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken of tot het moment waarop je je toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Hou er rekening mee dat de intrekking van de toestemming kan impliceren dat je niet langer in staat bent om de Website en/of Diensten geheel of gedeeltelijk te gebruiken. Als je je bij onze Website hebt geregistreerd, zullen wij je persoonsgegevens verwijderen als je je profiel verwijdert, tenzij een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel ons dat zou verhinderen.
  3. Wij zullen de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen om je persoonsgegevens veilig te houden tegen ongeoorloofde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Toegang door ons personeel of personeel van onze externe verwerkers is alleen mogelijk op een need-to-know-basis en is onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen, maken back-ups van de persoonsgegevens om ze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Je begrijpt echter dat de zorg voor veiligheid en beveiliging slechts inspanningsverplichtingen naar beste vermogen zijn, die nooit kunnen worden gegarandeerd.

Bewaartermijn

LOKO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze vertrekt zijn of niet langer dan op grond van de wet vereist is.

Uw rechten

  1. Je hebt het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die wij over jou verwerken. Verzoeken om toegang die klaarblijkelijk worden ingediend met oog op het veroorzaken van overlast of schade voor ons, worden echter niet behandeld.
  2. Je hebt het recht om te vragen dat alle persoonsgegevens over jou die onjuist of onnauwkeurig zijn, kosteloos worden gecorrigeerd. Als je je hebt geregistreerd op onze Website, kan je veel van deze gegevens zelf corrigeren via je profiel. Indien een dergelijk verzoek wordt ingediend, dien je bij dit verzoek ook het bewijs te voegen dat de persoonsgegevens waarvoor correctie wordt gevraagd, onjuist zijn.
  3. Je hebt het recht om je eerder gegeven toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in te trekken. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar​ loko@loko.be, of door je profiel te verwijderen (indien van toepassing).
  4. Je hebt het recht om te vragen dat persoonsgegevens met betrekking tot jou worden verwijderd als ze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden die in deze Privacy Policy worden uiteengezet of als je je toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Je dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek tot verwijdering door ons zal worden beoordeeld in het licht van wettelijke of reglementaire verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die ons kunnen verhinderen de betreffende persoonsgegevens te verwijderen.
  5. In de plaats van verwijdering kan je ook vragen dat wij de verwerking van je persoonsgegevens beperken indien (a) je de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de genoemde doeleinden, maar je ze nodig hebt om jezelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.
  6. Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens indien je kunt aantonen dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen zijn die verband houden met bijzondere omstandigheden en die een dergelijk verzet rechtvaardigen. Als de beoogde verwerking echter als direct marketing wordt aangemerkt, heb je het recht je kosteloos en zonder rechtvaardiging te verzetten tegen een dergelijke verwerking.
  7. Wanneer je persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming of op basis van een contract en de verwerking met geautomatiseerde middelen gebeurt, heb je het recht om de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en, indien technisch mogelijk, heb je het recht deze gegevens rechtstreeks door te geven aan een andere dienstverlener. De technische haalbaarheid hiervan wordt uitsluitend beoordeeld door ons.
  8. Als je een verzoek wil indienen om één of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, kan je een e-mail sturen naar loko@loko.be​. In dit verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht je wenst uit te oefenen en waarom. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van je geldige identiteitskaart waaruit je identiteit blijkt. Wij zullen je onmiddellijk op de hoogte stellen van de ontvangst van dergelijk verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij deze zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag inwilligen.
  9. Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door ons, kan je altijd contact met ons opnemen via het e-mailadres loko@loko.be. Blijf je ontevreden over ons antwoord, dan staat het je vrij om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, de Belgische Privacycommissie. Ga voor meer informatie naar http://www.privacycommission.be.

Contact opnemen?

Heb je een vraag, opmerking of wil gewoon even fijn bijpraten? Neem contact op met ons of spring eens binnen!