Huurwaarborgzaken

Wat te doen bij problemen?

Als je problemen hebt met de verhuurder over de terugbetaling van de waarborg, ga je best onmiddellijk naar de huisvestingsdienst van de KU Leuven. Die dienst onderneemt dan een bemiddelingspoging en helpt je bijvoorbeeld een aangetekende brief aan de verhuurder op te stellen waarin je je standpunt duidelijk maakt. Vanaf het moment dat die brief verstuurd is, begint de interest op het waarborgbedrag te lopen en kan je verdere stappen ondernemen. In het merendeel van de gevallen zal er via bemiddeling van de huisvestingsdienst een oplossing gevonden worden.

Indien er alsnog geen oplossing uit de bus komt, zal de huisvestingsdienst jouw dossier doorsturen naar LOKO. LOKO zal je zaak dan evalueren en indien haalbaar geacht voor de vrederechter van Leuven brengen. Daarvoor moet je zelf niets betalen, behalve als je de zaak verliest. Je moet dan ook niet zelf naar de rechtbank gaan; de advocaat van LOKO zal vanaf dan het dossier beheren en jouw belangen vertegenwoordigen.

Tips

• De waarborg betalen met cash mag niet meer! Zorg er dus zeker voor dat je via overschrijving betaald, zo heb je ook een betaalbewijs.
• Betaal steeds alle verschuldigde huur. Sommige studenten betalen de laatste (twee) maand(en) geen huur meer om op die manier de waarborg of de ongemakken van een gammele kamer te compenseren. Dat is ten zeerste af te raden. Indien je geschil door de vrederechter moet opgelost worden, loop je immers het risico gedeeltelijk in het ongelijk gesteld te worden en dus op te draaien voor een deel van de gerechtskosten.
• Geef op tijd de sleutels van de kamer terug. Je sleutels ‘gijzelen’ als dreigmiddel werkt enkel averechts. Je bent dan immers extra huur verschuldigd en de rechter zal je deels in het ongelijk stellen, waardoor je ook hier weer een deel van de gerechtskosten zal moeten dragen.
• Niet elk kot werkt met een plaatsbeschrijving. Maar als je kot dit dan doet zorg dan dat je een gedetailleerde plaatsbeschrijving krijgt. Op zo een gedetailleerde plaatsbeschrijving kan je ook aanduiden als er bijvoorbeeld dingen kapot zijn aan bijvoorbeeld een tafel of kast zodat je kotbaas op het einde van het jaar niet kan zeggen dat jij dit hebt gedaan.
• Als je niet akkoord gaat met de plaatsbeschrijving bij afloop van het contract, ben je niet verplicht die te ondertekenen. Doe dat ook niet als je niet akkoord gaat, want eens je je handtekening geplaatst hebt, is het moeilijk om de plaatsbeschrijving nog te betwisten.
• Als je tijdens de huurperiode grove nalatigheid van de verhuurder vaststelt (zoals kapotte verwarming, defecte douche of elektriciteitsproblemen), meld je dat onmiddellijk aan de verhuurder via een aangetekende brief. In het beste geval kan je op die manier achteraf ‘genotsderving’ aantonen en een deel van je huur terugkrijgen.
• Denk eraan dat zowel de verhuurder als jijzelf ‘alle middelen van recht’ kunnen aanwenden als bewijs. Dit betekent dat bijvoorbeeld een getuigenis van iemand die de kamer kent, ook doorslaggevend kan zijn voor de vrederechter.
• Mocht je eventueel foto’s hebben van de gebreken in de kamer voor je in trok en foto’s van
  toen je het kot verliet, dan kan dit ook waardevol zijn. Het is wel nodig dat de foto’s een tijdstamp hebben
  op welk uur en datum deze genomen zijn. Deze tijdstamp kan best met een fysiek voorwerp dat de datum bewijst zoals een krant waarop je de datum kan zien want anders is het te makkelijk na te maken.
• Indien je een ingebrekestelling schrijft ten aanzien van de verhuurder, zorg dat je in de brief opgesteld is op zulke wijze dat een derde partij onmiddellijk kan begrijpen waar het geschil over gaat. Er dient gebruik te worden gemaakt van formele en heldere taal. Dit begint met een situatieschets, gevolgd door een probleemstelling en vervolgens de eisen die je stelt aan de verhuurder, het terugeisen van de waarborg binnen redelijke termijn. Een termijn van twee weken kan gezien worden als ijkingspunt. Vermeld in de brief ook duidelijk de plaats en datum van opstel, de naam en het adres van de verhuurder, alsook die van jezelf. 

Belangrijke documenten

Om een geschil met de huurder via bemiddeling van Stuvo of als rechtszaak via LOKO op te lossen zijn een aantal documenten belangrijk:

• Het huurcontract (en het huishoudelijk reglement indien van toepassing)
• De betaalbewijzen/rekeningafschriften van de huurwaarborg en de betaalde huur gedurende de huurperiode
• Bewijs van de afgegeven sleutels
• Correspondentie/e-mails/berichten/briefwisseling tussen huurder en verhuurder
• De finale schriftelijk afrekening van de huur en huuronkosten door de verhuurder (indien van toepassing)
• Een ingebrekestelling en het bewijs van de verzending van de aangetekende brief. (Dit bewijs ontvang je aan het loket van het postkantoor bij de verzending van de brief. Bevestig aan dit bewijs een kopie van de ingebrekestelling en neem hier een foto van)
  

De bijkomende documenten kunnen de goede afloop van een bemiddeling of rechtszaak verbeteren, maar zijn niet altijd beschikbaar:

• Een plaatsbeschrijving bij intrede en uittrede van het pand met de handtekening van beide partijen.
• Foto's van het pand bij intrede (probeer bij intrede zo veel mogelijk foto's te trekken van bestaande schade, mankementen, vuiligheden, vegen aan of gaten in de muur, etc.)
• Foto's van het pand bij uittrede (dit dient vooral om aan te tonen dat het pand schoon werd achtergelaten)
• Alle andere documenten die volgens jou kunnen bewijzen dat jij recht hebt op terugbetaling van je waarborg, zoals bijvoorbeeld een handgeschreven getuigenis van een kotgenoot of persoon die je kamer kent.

Veelgestelde vragen

• Moet ik mijn zaak door LOKO laten doen?

Nee, hoor, natuurlijk niet. We begrijpen het uiteraard als je bijvoorbeeld vindt dat het te lang duurt eer alles geregeld is. Je kan ook je eigen advocaat onder de arm nemen. Bespreek met je advocaat dan zeker de mogelijke gerechtskosten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

• Wat als ik mijn zaak wil overbrengen vanuit LOKO naar mijn eigen advocaat?

Stuur gewoon een mailtje naar huwabo@loko.be, en dan sturen we je hele dossier op, samen met de stand van zaken.

• Ik wil graag weten hoe het staat met mijn zaak. Wie moet ik contacteren?

Gezien wij de tussenpersoon zijn tussen de gedupeerde en de advocaat, kan je best ons contacteren via huwabo@loko.be. Omdat wij niet vaak kunnen samen zitten met de advocaat, kan het wel even duren vooraleer we kunnen antwoorden op je vraag.

• Ik vind dat het allemaal wel heel lang duurt. Hoe komt dat?

Doordat onze advocaat deze zaken gratis doet, hebben we het voordeel dat er geen oplopende kosten zijn. Dat wil wel zeggen dat hij het tussen al zijn andere werk moet doen. Daarom bundelen we de zaken, zodat het allemaal wat efficiënter kan lopen. Hierdoor kan het dus al enkele maanden duren vooraleer de zaak echt opgestart wordt.

Ook daarna gaat het, jammer genoeg, niet altijd even snel. Niet alleen is het gerechtssysteem tergend traag, ook voor de advocaat is het kunst-en-vliegwerk om dit tussen zijn andere werk in te plannen.

• Wie is die advocaat over wie jullie het altijd hebben?

Meester Johan Bruyninckx is advocaat en specialist in het Kerkelijk Recht. Hij heeft het studentenleven altijd een warm hart toegedragen en is ook jarenlang vrijwilliger geweest bij LOKO en bij zijn studentenkring Canonica. Ook na zijn studies is hij steeds betrokken gebleven bij het reilen en zeilen van LOKO, en hij draagt nu zijn steentje bij door gratis de huurwaarborgzaken op zich te nemen. Hij heeft zelfs een eigen Wikipedia pagina.

• Hoe lang duurt het vooraleer ik mijn geld terugkrijg?

Dat hangt er een beetje vanaf hoe snel we de procedure kunnen afronden (zie hieronder bij procedure). Verwacht toch zeker een procedure van minstens een jaar. Als de huisbaas na de originele procedure nog steeds weigert te betalen, kan de zaak jaren blijven aanslepen. Gelukkig loopt er dan wel rente op het verschuldigde bedrag.

Procedure

Hoe loopt de volledige procedure van een huurwaarborgzaak? Die kan verschillen van zaak tot zaak, maar de meeste zaken volgen volgende tijdslijn:

1. Je hebt een geschil met je huisbaas over de afrekening van de huurwaarborg of de terugbetaling ervan.
2. Je neemt contact op met de huisvestingsdienst van de KU Leuven.
3. De huisvestingsdienst start een bemiddelingspoging op.

Indien de bemiddelingspoging niets oplevert wordt de volgende procedure opgestart:

1. KU Leuven Stuvo vraagt na of je het geschil wil doorsturen naar LOKO (Let op: enkel als het geschil gaat om een bedrag hoger dan €50).
2. KU Leuven Stuvo stuurt het dossier door naar LOKO, LOKO evalueert het dossier en de documenten een eerste keer. LOKO kan mogelijk nog bijkomende documentatie vragen die ontbreken in het dossier. Die vraag wordt meestal via Stuvo doorgegeven.
3. In de tussentijd probeert LOKO het dossier met zijn advocaat te bespreken over de haalbaarheid van het dossier en of er nood is aan bijkomende documenten en gegevens. De advocaat bepaalt of hij het dossier aanneemt of niet, indien een dossier aangenomen wordt betekent dit nog niet onmiddellijk dat de zaak gewonnen zal worden.

Doorheen het academiejaar ontvangt LOKO een aantal dossiers rond huurwaarborgzaken. LOKO bundelt dossiers van verschillende huurwaarborgzaken om die samen in te dienen bij het vredegerecht, omdat het behandelen en indienen van dossiers veel tijd inneemt. Wanneer LOKO een bepaald aantal dossiers heeft, zullen de volgende stappen ondernomen worden:

1. LOKO stelt de nodige verzoekschriften op om de zaak voor te leggen bij het vredegerecht. Hiervoor vraagt LOKO nog een aantal persoonlijke gegevens op, rechtstreeks of via Stuvo. Mochten er nog bijzondere gegevens ontbreken volgens de advocaat, dan vraagt LOKO die nog even na.
2. De advocaat probeert intussen de nodige gegevens van de verhuurder te verzamelen om het verzoekschrift voor de rechtbank verder aan te vullen.
3. Wanneer de verzoekschriften van de verschillende dossiers zijn samengesteld, worden die ingediend bij de griffie van de rechtbank.

Vanaf dit moment begint de gerechtelijke procedure.

1. De huisbazen ontvangen een dagvaarding van de rechtbank.
2. De zaak komt voor de vrederechter, en deze doet een uitspraak. De meeste uitspraken gebeuren bij verstek waarbij de huisbaas de moeite niet doet om op te dagen. Als de huisbaas niet aanwezig kon zijn door overmacht, kan deze hiertegen nog verzet aantekenen.

Indien de zaak in uw voordeel is uitgesproken, worden de volgende stappen doorlopen. Indien de zaak in uw nadeel is verlopen, dient u de gerechtskosten te betalen en wordt de procedure door ons afgesloten.

1. Met het vonnis op zak vragen we de huisbaas om de huurwaarborg terug te storten. Hopelijk heb je geluk, en betaalt de huisbaas de waarborg nu wel terug. Anders...
2. Tekent de huisbaas een beroep aan en komt de zaak opnieuw voor de vrederechter. Het vonnis is meestal dezelfde. Hopelijk heb je geluk en betaalt de huisbaas de waarborg nu wel terug.
3. Indien de huurbaas nog altijd weigert de huurwaarborg terug te sturen, starten we een procedure met een deurwaarder.
4. De deurwaarder wordt aangeschreven en gaat langs bij de huisbaas om het geld of goederen in beslag te nemen. Dit kan ettelijke keren opnieuw moeten gebeuren, vooraleer dit ook echt lukt.
5. Uiteindelijk krijg je alleszins, jammer genoeg vaak na lang wachten, je geld met interesten terug.

Gelukkig moet je, indien jouw zaak aanvaard wordt door onze huisadvocaat, je niets meer aantrekken van de zaak, eens die bij LOKO zit. Wij blijven je zaak immers opvolgen zoals in de procedure beschreven!