Coördinator Evenementen

De Coördinator Evenementen is verantwoordelijk voor de centrale activiteiten van LOKO. Dit houdt in: Midweek, Studentenwelkom, First & Last Sunday, Kerst Plan Sjarel, iCare… en bovendien samen met de ondervoorzitter ook voor de teambuildings met het LOKO team, de andere organisaties in het gebouw, de leden van de Algemene Vergadering… De Coördinator Evenementen ondersteunt de andere afdelingen van LOKO bij het organiseren van sensibiliseringscampagnes. Daarnaast behoort ook het opvolgen van werkgroepen en vergaderingen met kringen bij het takenpakket.

Plaatsen: 1

Wat voor profiel zoeken we?

Als coördinator evenementen ben je sterk in organiseren en kan je goed met allerhande mensen afspraken maken rond de verschillende evenementen. Je bent tevens goed in het motiveren van vrijwilligers die meehelpen aan de evenementen en een groot engagement tonen om bij de grote events een handje toe te steken.

Tijdsbesteding

Je plant jouw evenementen van A tot Z. Je stelt een begroting op en maakt afspraken met de andere partners van het evenement. Je zorgt voor de logistiek van de evenementen en leidt tijdens het evenement zelf alles in goede banen. Het academiejaar in grote lijnen:

  • Augustus – oktober: Planning Studentenwelkom, LOKO Midweek, LOKO’s First Sunday, sensibiliseringscampagne rond overlast in samenwerking met de mandatarissen Stad
  • November – december: Planning AB-weekend, kerstetentje en Kerst Plan Sjarel
  • Februari – maart: iCare
  • Mei: LOKO’s Last Sunday

Doorheen het jaar organiseer je allerlei teambuildings, plan en leid je vergaderingen met kringen en volg je relevante werkgroepen op.

Vergaderingen

Als coördinator bij LOKO hoor je ook een aantal vergaderingen bij te wonen. De hoeveelheid vergaderingen kan erg uitgebreid lijken. In de praktijk zijn ze gewoonlijk voldoende gespreid en valt het allemaal goed mee. Als je een keer niet kan, is dat ook geen ramp. We zijn allemaal vrijwilligers onder elkaar.

WERKVERGADERING/WERKGROEP

Als Coördinator Evenementen zit je geen werkvergadering (WV) voor. De evaluatie van de algemene evenementen die jij organiseert, gebeuren op het Dagelijks Bestuur (DaBu) en/of op het Algemeen Bureau (AB). Je leidt wel de Werkgroep (WG) Studentikoziteit. Voor deze WG is een sterke terugkoppeling naar de Algemene Vergadering (AV) van groot belang

DAGELIJKS BESTUUR

Je vertegenwoordigt je afdeling op de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur (DaBu). Deze gaan gemiddeld één keer per week door. Op deze vergaderingen wordt de dagdagelijkse werking van LOKO behandeld: van wijzigingen in deelbudgetten tot het bespreken van kleine en grote problemen en uitdagingen voor het team.

ALGEMEEN BUREAU

Je zetelt tevens in het Algemeen Bureau (AB). Daar komen alle medewerkers van LOKO samen en wordt de vooruitgang besproken die de afgelopen periode gemaakt is. Het AB vindt tweewekelijks plaats tijdens de lesweken en wordt meestal gevolgd door een kleine teambuilding: het après-AB.

ALGEMENE VERGADERING & WV STUDENTENBELEID

Afwisselend met het AB vindt tweewekelijks op vrijdagavond ook de Algemene Vergadering (AV) & Werkvergadering (WV) Studentenbeleid plaats. Op de AV worden bestuurszaken betreffende de interne organisatie van LOKO besproken, op de WV Studentenbeleid behandelen we vertegenwoordigingsmaterie. Daar komen alle studentenvertegenwoordigers van de studentenkringen samen om standpunten in te nemen en knopen door te hakken over zaken die hun studenten aanbelangen. Als mandataris ben je nodig om een bepaald agendapunt voor te stellen, of om je LOKOllega’s mentaal te steunen. Na de AV/WV trekken we naar een fakbar om elkaar wat beter te leren kennen!

MANDAATSVERGADERINGEN

Afhankelijk van je functie, maak je ook deel uit van die vergaderingen waar je specifiek voor verkozen wordt.

Wat wordt er van je verwacht?

Je engageert je een jaar lang als enthousiaste vrijwilliger met loyaliteit naar LOKO toe. Je bezit een groot verantwoordelijkheidsgevoel en daarbovenop ook voldoende communicatieskills, tact en zin voor compromis. Bovendien ben je een echte teamspeler. Bij voorkeur heb je ervaring met het organiseren van evenementen. Je doet je best om goede relaties te onderhouden met de kringen, studentenraden en andere verenigingen.

Wat krijg je ervoor terug?

Het LOKO-team en de studenten/partners waarmee je samenwerkt vormen een jonge en dankbare omgeving. Je krijgt de kans om te leren vergaderen en samenwerken en om bovendien veel interessante mensen te leren kennen. Je kan een belangrijke rol spelen in het op poten zetten van kleine en grote studentenactiviteiten. Ten slotte krijg je de mogelijkheid om de Leuvense eventsector te leren kennen.

Teamgenoten

Je wordt ondersteund door de rest van het Dagelijks Bestuur (DaBu). Je krijgt hulp van de overige medewerkers van LOKO in de vorm van het invullen van shiften. Valt er een Beiaardcantus in het komende academiejaar, dan wordt je als Coördinator Evenementen bijgestaan door twee mandatarissen.

Hoe werkt de aanstelling?

Je wordt in contact gebracht met de huidige Coördinator Evenementen: die legt je uit wat het mandaat verder allemaal inhoudt en brengt je op de hoogte van recente dossiers. Ben je overtuigd? Joepie! Dan mag je je kandidatuur per mail indienen bij loko@loko.be, bestaande uit je CV en een motivatiebrief. Vervolgens ontvang je de vragen die je dient voor te bereiden voor je verkiezing. Daarna doorloop je de verkiezingsprocedure op de Algemene Vergadering. Maak je geen zorgen! Het klinkt misschien allemaal wat eng, maar je staat er op geen enkel moment alleen voor: het LOKO-team begeleidt je met veel plezier en staat altijd klaar om je te helpen.

Contact opnemen?

Heb je een vraag, opmerking of wil gewoon even fijn bijpraten? Neem contact op met ons of spring eens binnen!