Projectsubsidies

Projectsubsidies zijn er om initiatieven voor en door studenten aan te moedigen.

Money 2724241 1920

Wat is het?

Projectsubsidies zijn er om initiatieven voor en door studenten aan te moedigen. Als organisator van een evenement, campagne, project... - ongeacht kring, erkende vereniging, LOKO-medewerker, onafhankelijke student(en)... - kan je subsidies aanvragen voor een specifiek project. Het doel van projectsubsidies is om een bloeiend en divers aanbod van activiteiten voor alle Leuvense studenten te voorzien.

Komt je project in aanmerking voor een projectsubsidie?

Projecten moeten aan een aantal vereisten voldoen om in aanmerking te komen voor subsidies. Project per project wordt dan door de subsidiecommissie bekeken hoeveel steun hieraan gegeven kan worden.

Wie kan projectsubsidies aanvragen?

Als organisator van een bepaald evenement, campagne of project kan je subsidies aanvragen voor dit specifieke project. Hiervoor hoef je geen erkende vereniging te zijn. Projectsubsidies kunnen aangevraagd worden door:

  • Kringen en koepels
  • Vrije verenigingen
  • Leuvense studenten
  • LOKO zelf

Welke informatie moet de aanvraag bevatten?

De projectsubsidieaanvraag moet minstens de volgende informatie bevatten:

  • Een uitgebreide omschrijving van het project;
  • Het geplande tijdstip en de geplande locatie van het project;
  • De volledige gedetailleerde begroting van het project met daarbij vermeld op welke andere plaatsen subsidies aangevraagd zijn of zullen worden en eventuele sponsors of andere inkomstenbronnen. Een template voor je begroting kan je vinden in onze kennisdatabank;
  • Het bedrag dat aangevraagd wordt;
  • Een verplichte schatting van het aantal deelnemers en het doelpubliek.

Aan welke voorwaarden moet het project voldoen?

Een project of activiteit moet aan een aantal voorwaarden voldoen, vooraleer het in aanmerking komt voor een projectsubsidie. Het project:

  • Is niet louter recreatief (zoals een TD of cantus);
  • Is, indien politiek, pluralistisch;
  • Wordt tweetalig gecommuniceerd (Nederlands-Engels), tenzij de activiteit van die aard is dat ze maar in één taal gevoerd kan worden;
  • Is Leuvensbreed: er wordt geen voorrang gegeven aan eigen leden en er worden geen aparte inkomprijzen gehanteerd of financiële voordelen toegekend aan leden;
  • Is, op zichzelf, niet winstgevend;
  • Vermeldt LOKO in zijn promotie:
    - Kleine projectsubsidies: LOKO wordt vermeld op alle online en gedrukte externe communicatie, waaronder flyers, posters, visuals etc.
    - Grote projectsubsidies: Wanneer de subsidie wordt toegekend, wordt er samengezeten met de betrokken vereniging en LOKO om te kijken wat de mogelijkheden zijn op vlak van communicatie.

! Opgelet: op dit moment werkt onze subsidietool (nog) niet. Aanvragen mogen voorlopig doorgemaild worden naar subsidies@loko.be.

Hoe verloopt de toekenningsprocedure?

Er kunnen twee soorten projectsubsidies aangevraagd worden. Beide projectsubsidies hebben een eigen termijn en een eigen behandeling. Het is echter aangeraden om zo vroeg mogelijk een projectsubsidie aan te vragen.

De aanvrager van de subsidie kan steeds beroep aantekenen op de gemaakte beslissing, dit binnen de twee weken na de bekendmaking van de originele beslissing. Dit beroep wordt dan besproken op de Algemene Vergadering (AV) van LOKO, waar een ultieme beslissing wordt genomen.

  • Kleine projectsubsidie (<€1000)
    Termijn
    : aanvraag indienen ten laatste 21 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.

    Behandeling
    : De aanvraag wordt behandeld en toegekend door de subsidiecommissie. Elk lid
    van de AV van LOKO heeft ten allen tijde het recht om een overzicht op te
    vragen van de door de subsidiecommissie goedgekeurde subsidies.
  • Grote projectsubsidie (>€1000)
    Termijn: aanvraag indienen ten laatste 30 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.

    Behandeling: De AV van LOKO beslist over de toekenning van grote projectsubsidies. De subsidiecommissie adviseert de AV.

    Het verloop van de besluitvorming van de AV is als volgt:
    1) De subsidiecommissie bekijkt een aanvraag en geeft een advies aan de AV en eventueel feedback op de aanvrager. Alle aanvraagdocumenten en het advies worden samen met de AV-bundel, een week op voorhand, verstuurd naar alle leden van de AV.
    2) De aanvragers komen langs op de AV en stellen hun project voor.
    3) De AV discussieert.
    4) Dan zijn er vier vaste opties:
    Optie 1: Aanvraag wordt volledig goedgekeurd: de AV staat principieel achter de aanvraag en keurt het volledige bedrag goed.
    Optie 2: De aanvraag wordt voorlopig uitgesteld. De AV staat achter het project maar er moeten aanpassingen gebeuren voor een stemming. De voorstellen komen van de AV naar LOKO en LOKO lijst deze op en koppelt terug naar de aanvragers.
    Optie 3: Het project wordt afgekeurd omdat de AV er principieel niet achter staat.
    Optie 4: De AV keurt een lager bedrag goed.
    Optie 5: De AV stuurt de aanvraag terug naar de subsidiecommissie om het te
    behandelen voor een bedrag van 1000 euro of minder.
    Als er gekozen wordt voor optie 2, kan de vereniging haar aanvraag aanpassen. Ze moet dan
    verplicht met LOKO samenzitten voor de volgende AV. Daarna krijgen ze een herkansing op
    een volgende LOKO AV.

Toegekende subsidies worden bij afloop van het project uitgekeerd. Om te voorkomen dat personen of verenigingen moeten voorschieten terwijl de vereniging hiervoor niet de middelen bezit, kan men wel een voorschot op afbetaling vragen aan LOKO, waarvoor de Algemeen Beheerder toestemming kan geven.

Deadlines

De deadline voor projectsubsidies is afhankelijk van de soort. Het is wel steeds aangeraden om een projectsubsidie zo vroeg mogelijk aan te vragen.

  • Kleine projectsubsidie: ten laatste 21 dagen vóór aanvang van het project.
  • Grote projectsubsidie: ten laatste 30 dagen vóór aanvang van het project.

! Opgelet: op dit moment werkt onze subsidietool (nog) niet. Aanvragen mogen voorlopig doorgemaild worden naar subsidies@loko.be.

Welke bewijzen moet je aanleveren?

Maximaal één maand na aflopen van het project moet je nog enkele extra bewijsstukken uploaden of doorsturen. Deze zijn:

  • Een kort verslag van het project (verloop, aantal bezoekers, communicatie, bewijs dat LOKO is opgenomen in de communicatie...);
  • Uiteindelijk gemaakte kosten en inkomsten van het event en een indicatie voor welke kosten de LOKO-subsidie werd gebruikt;
  • Betaalbewijzen* zoals rekeningen, facturen of onkostennota's ter waarde van het gesubsidieerde bedrag.

Indien dit niet in orde is, zal dit impact hebben op toekomstige subsidieaanvragen van de organisatie of persoon. Bovendien kan de subsidie zonder de bewijsstukken niet uitbetaald worden.

* Een officieel betalingsbewijs. Deze kan je downloaden via je online banking. Een screenshot van je mobile banking app, een betalingsopdracht of een gewone brief is niet geldig.

! Opgelet: op dit moment werkt onze subsidietool (nog) niet. Bewijsstukken mogen voorlopig doorgemaild worden naar subsidies@loko.be.

Bijkomende bepalingen voor projectsubsidies

Dit zijn elementen waar de subsidiecommissie rekening mee houdt bij de beoordeling van erkenningen en toekenning van subsidies:

  • Goedkoopste formule: Om zo veel mogelijk initiatieven van studenten te kunnen ondersteunen, wordt er verwacht dat de organisator telkens gebruik maakt van de goedkoopste formule. De subsidiecommissie kan nadere uitleg vragen bij een op het eerste zich onrealistische kostenraming en kan op basis daarvan een negatief advies geven.

    LOKO streeft een duurzame werking na. Flyers worden daarom niet meer gesubsidieerd. Duurzame alternatieven worden aangemoedigd, maar let op: aankoop van duurzame goederen en materiaal waarvan de vereniging later nog gebruik van kan maken, wordt niet extra gesubsidieerd.

  • Dubbele subsidiëring: Elke kost kan slechts eenmaal betoelaagd worden met gelden van onderwijsinstellingen, zij het indirect, die specifiek bedoeld zijn om studentenactiviteiten te subsidiëren. Bij de aanvraag is de organisator verplicht aan te geven welke subsidies en sponsoring, al dan niet reeds toegekend, ook aangevraagd zijn bij andere partijen.

  • Speciale activiteiten:
    Cultuur- en sportreizen
    Een cultuurreis is een uitstap van meerdere dagen georganiseerd door een vereniging met als
    doel de cultuur van een bepaalde stad te leren kennen. Indien een vereniging een cultuurreis organiseert en die openstelt voor alle Leuvense studenten (dus geen onderscheid maakt tussen leden en niet-ledenprijs) is de subsidiecommissie bereid om één culturele activiteit tijdens de reis te ondersteunen met een projectsubsidie.

    Parallel aan de cultuurreizen staan de sportreizen. Ook bij sportreizen is de subsidiecommissie
    bereid één sportactiviteit te subsidiëren.

    Recepties
    Aan tal van activiteiten zoals lezingen, debatten... is een receptie verbonden. De subsidiecommissie is bereid om een activiteit met een receptie te ondersteunen met een projectsubsidie. Hierbij zijn volgende aandachtspunten van belang:
    ➔ het aangekochte eten en drank moet in verhouding zijn met het aantal verwachte deelnemers
    ➔ wanneer de subsidiecommissie merkt dat een vereniging regelmatig subsidies aanvraagt voor activiteiten met een receptie, kan de subsidiecommissie beslissen de subsidies niet toe te kennen.

  • Evenementen die louter werving van leden als doel hebben, worden niet beschouwd als openbare evenementen die in aanmerking komen om te voldoen aan deze voorwaarde voor erkenning.
  • Internationale vervoerskosten worden niet gesubsidieerd.

Contact opnemen?

Heb je een vraag, opmerking of wil gewoon even fijn bijpraten? Neem contact op met ons of spring eens binnen!