Projectsubsidies

Projectsubsidies zijn er om initiatieven voor en door studenten aan te moedigen.

Money 2724241 1920

Deadlines

De deadline voor projectsubsidies is afhankelijk van de soort. Het is wel steeds aangeraden om een projectsubsidie zo vroeg mogelijk aan te vragen, en rekening te houden met de data waarop de subsidiecommissie vergadert. Tijdens de blok- en examenperiode vergadert de subsidiecommissie niet.

  • Kleine projectsubsidie: ten laatste 21 dagen vóór aanvang van het project.
  • Grote projectsubsidie: ten laatste 30 dagen vóór aanvang van het project.

! Opgelet: op dit moment werkt onze subsidietool (nog) niet. Aanvragen mogen voorlopig doorgemaild worden naar subsidies@loko.be.

Wat is een projectsubsidie?

Projectsubsidies zijn er om initiatieven voor en door studenten aan te moedigen. Als organisator van een evenement, campagne, project... kan je subsidies aanvragen om (een deel van) de kosten te dekken. Hiervoor hoef je geen erkende vereniging te zijn. Naast kringen en erkende vrije verenigingen, kunnen dus ook andere studentenverenigingen, opkomende kiesploegen, een student/meerdere studenten los van een vereniging, … projectsubsidies aanvragen.

Het doel van projectsubsidies is om een bloeiend en divers aanbod van activiteiten voor alle Leuvense studenten te voorzien.

Er kunnen twee soorten projectsubsidies aangevraagd worden. Beide projectsubsidies hebben een eigen termijn en een eigen behandeling. Het is echter aangeraden om zo vroeg mogelijk een projectsubsidie aan te vragen.

  • Kleine projectsubsidie (<€1000)
    • Termijn: aanvraag indienen ten laatste 21 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.
    • Behandeling: De aanvraag wordt behandeld en toegekend door de subsidiecommissie. Deze tracht elke drie weken samen te zitten (niet in de blok- en examenperiode).
  • Grote projectsubsidie (>€1000)
    • Termijn: aanvraag indienen ten laatste 30 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.
    • Behandeling: De AV van LOKO beslist over de toekenning van grote projectsubsidies. De subsidiecommissie adviseert de AV door middel van een bijlage bij het dossier dat voorgelegd wordt aan de AV. In het subsidiereglement kan je lezen hoe de besluitvorming van de AV verloopt. De LOKO AV vindt ongeveer om de twee weken plaats op vrijdagavond.

Komt je project in aanmerking voor een projectsubsidie?

Projecten moeten aan een aantal vereisten voldoen om in aanmerking te komen voor subsidies. Project per project wordt dan door de subsidiecommissie bekeken hoeveel steun hieraan gegeven kan worden.

Het evenement:

  • Is niet louter recreatief (zoals een TD of cantus);
  • Is, indien politiek, pluralistisch;
  • Wordt tweetalig gecommuniceerd (Nederlands-Engels), tenzij de activiteit van die aard is dat ze maar in één taal gevoerd kan worden;
  • Is Leuvensbreed: er wordt geen voorrang gegeven aan eigen leden en er worden geen aparte inkomprijzen gehanteerd of financiële voordelen toegekend aan leden;
  • Is, rekening houdend met alle subsidies, niet winstgevend;
    • Vermeldt LOKO in zijn promotie:
      • Kleine projectsubsidies: er moet vermeld worden dat het evenement gesponsord wordt door LOKO via (één van de volgende mogelijkheden):
        • Beschrijving evenement
        • Bedankingspost (liefst ervoor, eventueel achteraf bij laattijdige toekenning)
        • Vermelding bij de andere sponsors (deze optie is verplicht indien er andere sponsors zijn)
      • Grote projectsubsidies:
        • Verplicht ‘sponsored by LOKO’- logo op alle communicatie
        • Vermelding in beschrijving
        • Bedankingspost (liefst ervoor, eventueel achteraf bij laattijdige toekenning)
        • Alternatieve voorwaarden kunnen bekomen worden na contact met communicatieverantwoordelijke van LOKO.

Daarnaast moeten we bij LOKO ook letten op ons eigen budget. Voor 2022-2023 zijn we vanaf december 2022 tot het einde van het academiejaar daardoor wat strenger. Zo zullen projectsubsidies voor schaatsen met je kring/vereniging niet meer gesubsidieerd worden.

Hoe kan je een projectsubsidie aanvragen?

Een projectsubsidie kan je aanvragen door een mail te sturen naar subsidies@loko.be of via de tool op de website (tijdelijk onbeschikbaar).

De projectsubsidieaanvraag moet minstens de volgende informatie bevatten:

  • Een uitgebreide omschrijving van het evenement;
  • Het geplande tijdstip en de geplande locatie van het evenement;
  • De volledige gedetailleerde begroting van het evenement, met daarbij vermeld op welke andere plaatsen subsidies aangevraagd zijn of zullen worden en eventuele sponsors of andere inkomstenbronnen (een template hiervoor vind je hieronder);
  • Het bedrag dat aangevraagd wordt;
  • Een verplichte schatting van het aantal deelnemers en het doelpubliek.

Vul hiervoor de template in die je hieronder kan vinden. In bijlage voeg je altijd de begroting toe, hiervoor kan je ook een template vinden.

! Opgelet: op dit moment werkt onze subsidietool (nog) niet. Bewijsstukken mogen voorlopig doorgemaild worden naar subsidies@loko.be.

Hoe verloopt de toekenningsprocedure?

Toegekende subsidies worden bij afloop van het project uitgekeerd. Om te voorkomen dat mensen of verenigingen moeten voorschieten terwijl de vereniging hiervoor niet de middelen bezit, kan men wel eventueel een voorschot op afbetaling vragen aan LOKO.

Om de subsidie te verkrijgen, moet je maximaal één maand na aflopen van de activiteit moet je nog enkele extra bewijsstukken uploaden of doorsturen. Deze zijn:

  • Een kort verslag van het project (verloop, aantal bezoekers, communicatie, bewijs dat LOKO is opgenomen in de communicatie...);
  • Uiteindelijk gemaakte kosten en inkomsten van het event en een indicatie voor welke kosten de LOKO-subsidie werd gebruikt;
  • Betaalbewijzen* zoals rekeningen, facturen of onkostennota's ter waarde van het gesubsidieerde bedrag. Rekeninguittreksels zijn geen geldig bewijs.

Indien dit niet in orde is, zal dit impact hebben op toekomstige subsidieaanvragen van de organisatie of persoon. Bovendien kan de subsidie zonder de bewijsstukken niet uitbetaald worden.

* Een officieel betalingsbewijs. Deze kan je downloaden via je online banking. Een screenshot van je mobile banking app, een betalingsopdracht of een gewone brief is niet geldig.

! Opgelet: op dit moment werkt onze subsidietool (nog) niet. Bewijsstukken mogen voorlopig doorgemaild worden naar subsidies@loko.be.

Contact opnemen?

Heb je een vraag, opmerking of wil gewoon even fijn bijpraten? Neem contact op met ons of spring eens binnen!