Projectsubsidies

Projectsubsidies zijn er om initiatieven voor en door studenten aan te moedigen.

Money 2724241 1920

Wat is het?

Projectsubsidies zijn er om initiatieven voor en door studenten aan te moedigen. Zowel kringen, aangesloten verenigingen als LOKO-medewerkers en losse studenten(groeperingen) kunnen subsidies aanvragen voor een specifiek project. Het doel van projectsubsidies is om een bloeiend en divers aanbod van activiteiten voor alle Leuvense studenten te voorzien.

Wat zijn de voorwaarden?

Projecten moeten aan een aantal vereisten voldoen om in aanmerking te komen voor subsidies. Project per project wordt dan bekeken hoeveel steun hieraan gegeven kan worden.

Wie kan projectsubsidies aanvragen?

Als organisator van een bepaald evenement, campagne of project kan je subsidies aanvragen voor dit specifieke project. Hiervoor hoef je geen erkende vereniging te zijn. Projectsubsidies kunnen aangevraagd worden door:

  • Kringen
  • Vrije verenigingen
  • Leuvense studenten
  • LOKO zelf

Welke informatie moet de aanvraag bevatten?

De projectsubsidieaanvraag moet minstens de volgende informatie bevatten:

  • Een omschrijving van het project;
  • De volledige begroting van het project met daarbij vermeld op welke andere plaatsen subsidies aangevraagd zijn of zullen worden. Een template voor je begroting kan je vinden in onze kennisdatabank;
  • Het bedrag dat aangevraagd wordt.

Aan welke voorwaarden moet de activiteit voldoen?

Een project of activiteit moet aan een aantal voorwaarden voldoen, vooraleer het in aanmerking komt voor een projectsubsidie. De activiteit:

  • Is niet louter recreatief (zoals een TD of cantus);
  • Is, indien politiek, pluralistisch;
  • Wordt tweetalig gecommuniceerd (Nederlands-Engels), tenzij de activiteit van die aard is dat ze maar in één taal gevoerd kan worden;
  • Is Leuvensbreed: er wordt geen voorrang gegeven aan eigen leden, en er worden geen aparte inkomprijzen gehanteerd of financiële voordelen toegekend aan leden;
  • Vermeldt LOKO in zijn promotie;
  • Is, op zichzelf, niet winstgevend.

Hoe verloopt de toekenningsprocedure?

Er kunnen drie soorten projectsubsidies aangevraagd worden. Elke projectsubsidie heeft een eigen termijn en een eigen behandeling. Het is echter aangeraden om zo vroeg mogelijk een projectsubsidie aan te vragen.

De aanvrager van de subsidie kan steeds beroep aantekenen op de gemaakte beslissing, dit binnen de twee weken na de bekendmaking van de originele beslissing. Dit beroep wordt dan besproken op de AV van LOKO, waar een ultieme beslissing wordt genomen.

  • Kleine projectsubsidie (max. €75): De aanvraag wordt behandeld en toegekend door het dagelijks bestuur van LOKO. Het dagelijks bestuur kan, zonder daar verdere uitleg voor te moeten geven, deze beslissingsmacht delegeren aan de AV.
  • Middelgrote projectsubsidie (€75,01-€1000): De aanvraag wordt behandeld door de subsidiecommissie, die ook beslist over de toekenning ervan. Na elke vergadering van de subsidiecommissie, krijgt de LOKO AVeen overzicht van de goedgekeurde projectsubsidies via e-mail. Wanneer de AV niet akkoord gaat met de beslissing van de subsidiecommissie, kan zij hiertegen beroep instellen. Om zo’n beroep in te stellen, moeten minstens 1/3e van de leden van de AV binnen de 5 kalenderdagen reageren. De subsidieaanvraag wordt dan verder besproken op de LOKO AV.
  • Grote projectsubsidie (>€1000): De LOKO-AV beslist over de toekenning van grote projectsubsidies. De subsidiecommisie geeft advies.

Deadlines

De deadline voor projectsubsidies is afhankelijk van de soort. Het is wel aangeraden om een projectsubsidie zo vroeg mogelijk aan te vragen.

  • Kleine projectsubsidie: ten laatste 14 dagen vóór aanvang van het project.
  • Middelgrote projectsubsidie: ten laatste 30 dagen vóór aanvang van het project.
  • Grote projectsubsidie: ten laatste 40 dagen vóór aanvang van het project.

Wat vragen we in ruil?

Maximaal één maand na aflopen van je activiteit moet je nog enkele extra bewijsstukken uploaden. Deze zijn:

  • Een kort verslag van het event (verloop, aantal bezoekers, communicatie...)
  • Uiteindelijk gemaakte kosten en inkomsten van het event en een indicatie voor welke kosten de LOKO-subsidie werd gebruikt
  • Rekeningen, facturen of betalingsbewijzen* ter waarde van het gesubsidieerde bedrag

Indien dit niet in orde is, zal dit impact hebben op toekomstige subsidieaanvragen van de organisatie of persoon.


* Een officieel betalingsbewijs. Deze kan je downloaden via je onlinebanking. Een screenshot van je mobile banking app, een betalingsopdracht of een gewone brief is niet geldig.

! Opgelet: op dit moment werkt onze subsidietool (nog) niet. Aanvragen mogen voorlopig doorgemaild worden naar beheer@loko.be

Common practices

Dit zijn elementen waar de subsidiecommissie rekening mee houdt bij de beoordeling van erkenningen en toekenning van subsidies:

  • Evenementen die louter werving van leden als doel hebben, worden niet beschouwd als openbare evenementen die in aanmerking komen om te voldoen aan deze voorwaarde voor erkenning.
  • LOKO streeft een duurzame werking na. Flyers worden daarom niet meer gesubsidieerd. Duurzame alternatieven worden aangemoedigd (vb herbruikbare bekers)
  • Internationale vervoerskosten worden niet gesubsidieerd.
  • Om zo veel mogelijk initiatieven van studenten te kunnen ondersteunen, houden we rekening met een verantwoorde besteding van deze middelen. Dit houdt in dat we in de beoordeling van de begroting van events bekijken of er bij de eenheidsprijs van bv eten en drinken gekozen is voor het goedkoopste alternatief.

Contact opnemen?

Heb je een vraag, opmerking of wil gewoon even fijn bijpraten? Neem contact op met ons of spring eens binnen!