Erkenning

Om in aanmerking te komen voor werkingssubsidies, verzekeringssubsidies en/of subsidies Belgisch Staatsblad moet de organisatie een erkende vereniging zijn bij LOKO.

Smiley 3692494 1920

Wat is het?

LOKO erkent verenigingen om het Leuvense studentenverenigingslandschap te ondersteunen. Een erkenning biedt verschillende voordelen. Zo kan je makkelijker (en gratis) lokalen van de KU Leuven reserveren, kan je gebruik maken van de LOKO-uitleendienst en kan je aanspraak maken op verschillende subsidies.

OPGELET! Er zijn twee deadlines voor erkenning: eentje in het eerste semester en eentje in het tweede. Voor het eerste semester moet je je aanvraag ten laatste indienen op 1 november. De deadline van het tweede semester is 1 april. Als je je aanvraag na deze datum indient, zal ze pas behandeld worden na de daaropvolgende deadline.

Wat zijn de erkenningsvoorwaarden?

De erkenning bij LOKO vereist dat er minimaal aan de volgende voorwaarden is voldaan. De vereniging die de erkenning aanvraagt:

  1. moet gericht zijn op Leuvense studenten;
  2. staat open voor alle Leuvense studenten;
  3. maakt geen verschil tussen studenten die al dan niet lid willen worden van de
    verzoekende erkende vereniging (geen financiële drempel);
  4. mag niet winstgevend zijn;
  5. is actief en heeft de voorbije 365 dagen minstens twee erkende activiteiten georganiseerd;
  6. werkt actief en objectief aan hun ledenwerving;
  7. heeft een doel dat in overeenstemming is met de algemene principes die LOKO
    uitstraalt;
  8. ondertekent en verdedigt het doopcharter. Elke erkende vereniging moet het doopcharter ondertekenen. Indien zij niet dopen moeten zij hiervoor ook een document ondertekenen;
  9. onderschrijft de rechten van de mens (Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens) en de antidiscriminatiewetgeving;
  10. streeft de bevordering van het samenleven met de inwoners van Leuven na.

Zelfs als een vereniging aan alle voorwaarden voldoet, kan haar erkenning nog geweigerd worden. De subsidiecommissie (subsidiereglement, hoofdstuk 1.3) moet immers ook kijken naar een evenwichtige verdeling van het verenigingslandschap, en kan dus een erkenning weigeren indien de vereniging een doel heeft dat te gelijkaardig is aan het doel van een andere bestaande vereniging, geen voldoende waardevol maatschappelijk doel heeft, of om eender welke andere reden zij gerechtvaardigd acht.

Hoe kan je erkenning aanvragen?

Officiële (faculteits)kringen worden automatisch erkend en hoeven dus geen erkenning aan te vragen. Andere studentenverenigingen die geen kring zijn, dienen elke drie jaar hun erkenning te laten vernieuwen, maar van deze duur kan de subsidiecommissie afwijken bij twijfel. LOKO brengt de verenigingen aan het begin van het academiejaar op de hoogte wanneer hun erkenning vernieuwd moet worden.

Een erkenningsaanvraag indienen kan door een gemotiveerd schrijven, de bewijsstukken van de activiteiten en van de werking van de vereniging (subsidiereglement, hoofdstuk 2.3) door te sturen naar subsidies@loko.be of via de tool op de website (tijdelijk onbeschikbaar). Je kan gebruik maken van de template die je hieronder terugvindt.

! OPGELET: Er zijn twee deadlines voor erkenning: eentje in het eerste semester en eentje in het tweede. Voor het eerste semester moet je je aanvraag ten laatste indienen op 1 november. De deadline van het tweede semester is 1 april. Als je je aanvraag na deze datum indient, zal die pas behandeld worden na de daaropvolgende deadline. Een heraanvraag tot erkenning dient in het tweede semester van het laatste erkenningsjaar ingediend te worden voor 1 april.

! Opgelet: op dit moment werkt onze tool (nog) niet. Aanvragen mogen voorlopig doorgemaild worden naar subsidies@loko.be. Maak gebruik van de template die je hieronder kunt vinden.

Deadlines

De deadline voor een aanvraag tot erkenning is 1 november in het eerste semester en 1 april in het tweede semester. Als je je aanvraag na deze datum indient, zal die pas behandeld worden na de daaropvolgende deadline.

Welke bewijzen moet je aanleveren?

De vereniging die erkend wenst te worden, dient bij een gemotiveerd schrijven volgende bewijsstukken mee te sturen:

  • Bewijsstukken van minstens twee openbare activiteiten in de voorbije 365 dagen die ze zelf georganiseerd heeft zonder samenwerking met andere verenigingen;
  • Bewijsstukken van de werking van de vereniging zoals de statuten, het huishoudelijk reglement of andere vorm van structuur;
  • Een beschrijving van de werking van de vereniging.

Je aanvraag is goedgekeurd: wat nu?

Als je aanvraag werd goedgekeurd, zal je een uitnodiging ontvangen om langs te komen op het LOKO kantoor. Je erkenning is pas officieel als je bent langsgekomen om de nodige administratie te ondertekenen.

Hoe kan je je erkenning vernieuwen?

LOKO brengt de verenigingen in de loop van het tweede semester voor het academiejaar waarin hun erkenning afloopt op de hoogte wanneer hun erkenning vernieuwd moet worden.

Kan je beroep aantekenen?

De verenigingen kunnen beroep aantekenen tegen het afwijzen van hun erkenningsaanvraag en tegen het schrappen van hun erkenning.

Indien een vereniging niet akkoord gaat met de beslissing van de subsidiecommissie, kan ze hiertegen beroep aanteken binnen de 14 dagen na de bekendmaking van de uitspraak, door eenvoudig bericht aan loko@loko.be of per brief aan LOKO, Minderbroedersstraat 10, 3000 Leuven.

Dat beroep zal dan behandeld worden op de eerstvolgende Algemene Vergadering van LOKO, waar een afgevaardigde van de vereniging welkom is om dat beroep toe te lichten.

Common practices

In de beoordeling van erkenningen en subsidietoekenningen, zal de subsidiecommissie de volgende principes hanteren:

  • Evenementen die louter werving van leden als doel hebben, worden niet beschouwd als openbare evenementen en voldoen dus niet aan de openbaarheidsvoorwaarde voor erkenning;
  • Flyers worden niet meer gesubsidieerd omdat LOKO een duurzame werking nastreeft. Duurzame alternatieven (zoals herbruikbare bekers) worden aangemoedigd;
  • Internationale vervoerskosten worden niet gesubsidieerd;
  • LOKO houdt rekening met een verantwoorde besteding van de middelen om zo veel mogelijk initiatieven te kunnen ondersteunen. Dat houdt in dat we in de beoordeling van de begroting van events bekijken of er bij de eenheidsprijs van bijvoorbeeld eten en drinken gekozen is voor het goedkoopste alternatief.

Contact opnemen?

Heb je een vraag, opmerking of wil gewoon even fijn bijpraten? Neem contact op met ons of spring eens binnen!